Der Spezialist Urs Affolter beschäftigt sich seit rund 40 Jahren mit administrativen Prozessen und deren Optimierung. Er berät Unternehmen, die ihre Prozesse verbessern wollen. Dies sollte immer vor der Digitalisierung geschehen. Sie sollten wissen, dass ein schlechter Prozess für Digital normalerweise ein schlechter Prozess ist. Aber was ist ein guter Prozess?
Wie ein guter Prozess aussieht
Ein guter Prozess zeichnet sich durch ein klares und definiertes Ziel aus, zu dessen Erreichung alle Beteiligten beitragen. Der Prozess soll einfach und verständlich sein, unnötigen Ballast abbauen und Unterbrechungen vermeiden. Das ECM muss als Datenspeicher-Hub fungieren, mit anderen Systemen kommunizieren und einen 360-Grad-Zugriff auf Daten bieten. Künstliche Intelligenz kann in administrativen Prozessen zur Effizienzsteigerung eingesetzt werden.
Das Credo von Urs Affolter
Urs Affolter folgt dem Credo, zuerst die Verwaltungsabläufe zu prüfen und zu optimieren, bevor sie in die Systeme integriert werden. Dies erhöht die Effizienz und vermeidet Missstände. Bevor Sie die Prozesse digitalisieren, sollten Sie sich Fragen stellen, um Missstände aufzudecken und zu eliminieren.
Fragen die Sie sich stellen sollten, ehe sie die Prozesse digitalisieren
Finden Sie heraus, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter mit der Suche nach Dokumenten verbringen.
Fragen Sie sich, ob die Daten direkt von der Quelle verarbeitet oder verzögert und konsolidiert werden. Achten Sie auch darauf, ob das Wissen erfahrener Mitarbeiter bestmöglich auf weniger erfahrene Mitarbeiter übertragen wird.
Erkennen Sie, ob grundlegende Informationen oft unvollständig oder ungenau sind, und fragen Sie sich, ob die Bearbeitung von Kundenanfragen zu lange dauert.
Haben Sie einen Überblick über den aktuellen Gesamtbetrieb? Erhalten Sie sofort Informationen von Ihrem Reiseleiter? Wissen Sie, welche Version des Dokuments zu diesem Zeitpunkt angemessen ist?
Mit den Antworten auf diese Fragen können Sie Missstände aufdecken und beseitigen.
Fazit:
Interne Abläufe sollen darstellen, wie Sie als Unternehmen arbeiten. Es ist wichtig, dass Sie so viele Transaktionen wie möglich digitalisieren. Aber dazu bedarf es einer guten Vorbereitung. Geschieht dies nicht, haben Sie einen digitalen Betrieb, aber keinen optimierten. Deshalb sollten Sie den Rat von Urs Affolter unbedingt beherzigen.
